Đây là lý do tại sao bạn sẽ không sớm tạm biệt email

 Ngay cả với Slack trong hình, email thông thường có thể sẽ vẫn là một thành phần quan trọng của môi trường làm việc hiện đại.

Đây là lý do tại sao bạn sẽ không sớm tạm biệt email

[Ảnh: SeanZeroThree / iStock]

HƠN NHƯ THẾ NÀY

'Chúng tôi khó có thể thở được': Một phòng khám phá thai trên bản sửa đổi mới của Louisiana

Hướng dẫn của bác sĩ để mở lại doanh nghiệp một cách an toàn

Tại sao bạn không nên luôn nhìn vào mặt tươi sáng

BỞI STUART MCLEOD — MINUTES5 PHÚT ĐỌC

Vài ngày trước khi Slack được niêm yết trên sàn NYSE, người đồng sáng lập và CEO của Slack, Stewart Butterfield  đã chia sẻ niềm tin của mình về tương lai của email  trong một cuộc phỏng vấn với CNBC.

Anh ấy nói, “Trong vài năm tới, chắc chắn trong 5 đến 7 năm tới. . . email thông thường sẽ bị loại bỏ dần dần, ”và ông tiếp tục giải thích rằng các công ty sẽ bắt đầu ưu tiên các phương pháp nhắn tin nơi các nhân viên có thể cộng tác và nhắn tin trực tiếp cho nhau - thay vì gửi email qua lại.

Đây là câu chuyện lớn mà công ty đã sử dụng ngay từ đầu làm “sứ mệnh định hướng”. Và đối với một công ty trị giá 13,77 tỷ đô la, điều đó hoàn toàn hợp lý: một ứng dụng nhắn tin nhanh nhẹn, thân thiện với người tiêu dùng đã lật đổ email — thứ kếch xù tồn tại từ buổi bình minh của internet. Đó là một câu chuyện thú vị mà các nhà đầu tư, nhân viên và khách hàng đều có thể hiểu được.

Nhưng nó chỉ kể một mặt của câu chuyện.

Slack  là một sản phẩm đáng kinh ngạc, và  câu chuyện sáng lập là tinh thần kinh doanh tốt nhất của nó . Butterfield, một trong những người sáng lập Flickr (sau này được Yahoo mua lại), ban đầu đang làm việc trên một trò chơi nhập vai trực tuyến nhiều người chơi, có tên là  Glitch . Khi câu chuyện diễn ra,  Glitch  kết thúc không đạt được nhiều lực kéo, và Butterfield phải chấp nhận việc mạo hiểm là một nguyên nhân thất bại. Tuy nhiên, thay vì chính thức đóng cửa cửa hàng, anh ấy đã điều chỉnh đội ngũ xuống còn một nhân viên thô kệch và nhân đôi thứ mà họ  đã  xây dựng cho thấy nhiều hứa hẹn — một nền tảng nhắn tin nội bộ mà họ đã sử dụng trong suốt quá trình phát triển: Slack.

BÂY GIỜ, CUỘC BIỂU TÌNH BAN ĐẦU CỦA SLACK CÓ KÊU LÊN RẰNG "EMAIL ĐÃ CHẾT" VÀ SLACK SẼ LÀ NỀN TẢNG NHẮN TIN THAY THẾ NÓ?

Không cần thiết.

Nền tảng nhắn tin hướng đến một nhóm trường hợp sử dụng rất cụ thể cho người lao động. Ngày nay,  Slack phục vụ hơn 10 triệu người dùng hàng ngày  và hơn 95.000 khách hàng doanh nghiệp trả phí. Điều đó có nghĩa là 10 triệu người không còn sử dụng email nữa? Nghi ngờ. Nếu có bất cứ điều gì, Slack đã mở ra cánh cửa cho các loại kết nối mới và đáp ứng nhiều chức năng trong một tổ chức.

Dưới đây là ba cái nổi bật nhất và những ví dụ tuyệt vời về cách Slack đã giúp đẩy nhanh quy trình làm việc của nhân viên — nhưng còn lâu mới lật đổ được email hoàn toàn.

1. QUY TRÌNH QUY TRÌNH LÀM VIỆC DỰ KIẾN ​​SẼ ĐƯỢC ĐIỀU CHỈNH DỰA TRÊN HOÀN CẢNH.

Giao tiếp hiệu quả luôn cần diễn ra trong bối cảnh thích hợp.

Ví dụ: nếu Slack là phương pháp giao tiếp không đồng bộ nội bộ chính của bạn, thì điều đó có nghĩa là nó cũng là phương tiện mà nhóm bán hàng của bạn sử dụng để trò chuyện với khách hàng tiềm năng? Chắc là không. Nó có phải là phương tiện mà nhóm phát triển của bạn sử dụng để theo dõi các phiếu hỗ trợ không? Co le vậy.

Chúng ta đã chính thức bước vào thời kỳ mà mối quan hệ mà tổ chức của bạn tiến hành với khách hàng nói chung không còn có thể được tiến hành một cách cô lập — hoặc tồn tại trong từng hộp thư đến. Theo định nghĩa, điều này có nghĩa là email không còn là sự lựa chọn lý tưởng cho nhiều chức năng nội bộ của doanh nghiệp: nhắn tin thời gian thực, theo dõi cuộc trò chuyện, quản lý dự án, v.v.

Nhưng nó cũng khác xa với việc “chết” hoàn toàn. Dịch vụ email có những nhu cầu khác với những nhu cầu mà Slack đã nỗ lực rất nhiều để cải thiện và sẽ không khả thi nếu chỉ sử dụng một mối quan hệ hiệu quả (nội bộ hoặc bên ngoài) bằng cách sử dụng cái này hay cái khác — đặc biệt là khi quản lý nhóm từ 10 đến 20 người trở lên Mọi người.

Sự thật là chúng ta cần cả hai.

Nếu chúng ta chỉ nói về việc quản lý một nhóm nhỏ trong nội bộ, thì Slack là một người không có trí tuệ. Nếu chúng ta đang nói về việc quản lý một dự án được thực hiện bởi ba nhóm riêng biệt, từ ba công ty riêng biệt, thì bây giờ Slack đã trở thành một công cụ trong một dàn nhạc lớn hơn nhiều — rất có thể được tạo thành từ email, phần mềm quản lý dự án, Slack và một số của các sản phẩm phần mềm khác. Nếu một nhóm không sử dụng Slack, thì nhiệm vụ của họ là phải làm quen với sản phẩm mới, tích hợp nó vào quy trình làm việc hàng ngày của họ, v.v. Các đội thậm chí có thể trao đổi số điện thoại di động hoặc đồng ý luôn sử dụng cùng một liên kết Thu phóng khi lên lịch các cuộc gọi hội nghị truyền hình.

Nhưng tất cả những điều này đều là những tiện ích mở rộng giao tiếp và hầu như luôn luôn, không có lỗi, bắt nguồn từ một cuộc trò chuyện cơ bản xảy ra qua email.

2. TRUYỀN THÔNG TRONG KHÔNG GIAN DOANH NGHIỆP ĐANG THAY ĐỔI ĐÁNG KỂ.

Không có gì lạ khi các tổ chức lớn (500 người trở lên) nhận được 200-300 email mỗi ngày cho mỗi người.

Email doanh nghiệp rất kém hiệu quả. Và trong một thời gian dài, email vẫn là cách khả thi duy nhất để giao tiếp nội bộ trên quy mô lớn — điều này dẫn đến hàng trăm chuỗi email với 12 hoặc 20 người CC'd hoặc BCC'd, 90% trong số đó là những thông điệp không thực sự quan trọng.

Đây là một trong những cơ hội lớn nhất của Slack với tư cách là một công ty và là gốc rễ của cơ sở khách hàng trả tiền. Các tổ chức luôn đấu tranh để tìm ra cách giao tiếp hiệu quả và hiệu quả hơn, nhưng họ lại do dự sử dụng các sản phẩm thân thiện với người tiêu dùng hơn như Facebook Messenger, bởi vì đó không phải là mục đích của nền tảng này. Xét cho cùng, khi bạn đang điều hành một doanh nghiệp, bảo mật và quyền riêng tư là một vấn đề lớn (và càng về cuối, Facebook cũng đã phải vật lộn để duy trì).

Đó không phải là bộ đồ mạnh của Slack. Nơi Slack phát triển mạnh là có cách để nắm bắt và theo dõi nhiều hơn các cuộc thảo luận thời gian thực diễn ra trong bối cảnh kỹ thuật số — hoặc ít nhất, đó là một bước đi theo hướng đó.

Với mỗi bước tiến của công nghệ đã được thực hiện, chúng tôi tiếp tục tiến xa hơn khỏi thế giới giao tiếp được phân đoạn và vì vậy mục tiêu (dành cho tất cả mọi người) cuối cùng là làm cho tất cả các hình thức nhắn tin hoạt động cùng nhau: tài liệu, email của bạn, Zendesk cuộc trò chuyện, tất cả ở một nơi.

Trong thế giới bán hàng, mức độ phối hợp này là vô cùng phổ biến. Bạn có các công cụ CRM, quy trình bán trước, email được theo dõi, v.v. Nhưng rất hiếm khi bạn thấy loại tích hợp này xảy ra trong quy trình hậu bán hàng, trong nội bộ.

Slack đã thực hiện một công việc tuyệt vời trong việc sở hữu các lĩnh vực nhắn tin chính của mình. Bước tiếp theo sẽ có nghĩa là tích hợp các tính năng mạnh mẽ của Slack với các chức năng vượt thời gian của email.

3. CÁC TỔ CHỨC ĐANG TRỞ NÊN PHÂN TÁN HƠN.

Công nghệ là thứ thúc đẩy văn hóa và văn hóa là thứ thúc đẩy công nghệ.

Đó là một lập luận hơi "con gà hoặc quả trứng", nhưng như chúng ta đã thấy, các công ty như Slack làm cho công việc phân tán thậm chí còn dễ dàng hơn. Khi công việc phân tán ngày càng trở nên phổ biến, nhiều người tìm đến các nền tảng như Slack để giao tiếp — vân vân, vân vân. Và chính những công ty xây dựng sự cân bằng phù hợp giữa giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ sẽ mang lại hiệu quả cao và thú vị nhất để làm việc cùng và cho.

Các sản phẩm như Zoom, Trello, Mattermost và Teams đều dẫn đến việc phân phối hiệu quả mọi người và các nhóm trên khắp thế giới, cho phép họ làm việc hướng tới các mục tiêu chung bất kể múi giờ. Tuy nhiên, các quy tắc, chính sách hoặc văn hóa xung quanh hành vi có thể chấp nhận được là một cuộc thảo luận quan trọng đối với các nhà lãnh đạo của các tổ chức này. Bây giờ họ cần quản lý cách thức và thời điểm thực hiện giao tiếp đó, cũng như kỳ vọng của những người liên quan.

Tự động hóa, quy trình làm việc, giao tiếp và cộng tác là một số nền tảng của các doanh nghiệp của chúng tôi ngày nay và sẽ còn trong nhiều năm tới. Quản lý điều đó và trừu tượng hóa giá trị cao nhất cho năng suất với sự cân bằng của văn hóa và kỳ vọng hợp lý thực sự không dễ dàng. Các tổ chức tốt nhất sẽ quản lý những khía cạnh này một cách thận trọng.